अप्रैल 2021 में, सांख्यिकी और कार्यक्रम कार्यान्वयन मंत्रालय, जो हमारे देश में बुनियादी ढांचा परियोजनाओं की निगरानी करता है, ने बताया कि 150 करोड़ रुपये और उससे अधिक की परियोजनाओं में से 470 परियोजनाओं की लागत में वृद्धि हुई थी, 525 में देरी हुई थी। इस प्रकार, कुल परियोजना में लगभग 20 प्रतिशत की वृद्धि हुई। उसी समय, औसत देरी 46 महीने की थी। हालांकि इनमें से कुछ देरी मौजूदा महामारी के कारण हो सकती है, इनमें से अधिकांश पूर्व-महामारी के समय की हैं। इसके अलावा, रिपोर्ट में कहा गया है कि ओवररन और भी अधिक होगा क्योंकि इनमें से कई परियोजनाओं पर यथार्थवादी पूर्वानुमान अभी तक सामने नहीं आए हैं।
इतने अधिक समय और लागत बढ़ने के क्या कारण हो सकते हैं?
ये परियोजनाओं के लिए महत्वाकांक्षी आधार रेखा स्थापित करने से संबंधित हो सकते हैं। लेकिन, सबसे अधिक संभावना है कि यह प्रभावी परियोजना निगरानी की कमी के कारण है। समय और लागत दोनों के संदर्भ में। परियोजना निगरानी एक ऐसी प्रक्रिया है जिसका अभ्यास कई परियोजना मालिकों और प्रायोजकों द्वारा यादृच्छिक रूप से किया जाता है। जबकि अधिकांश लोग सोचते हैं कि वे पर्याप्त कर रहे हैं, लेकिन वास्तव में, यह एक प्रारंभिक चेतावनी प्रणाली प्राप्त करने के लिए एक संगठित, व्यापक दृष्टिकोण के बजाय केवल स्थिति रिपोर्टिंग और अग्निशमन की तरह है।
परियोजना निगरानीः सर्वोत्तम अभ्यास
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परियोजना की निगरानी केवल वास्तविक खर्च बनाम बजट की तुलना नहीं है, न ही यह नियोजित प्रतिशत के मुकाबले पर्याप्त प्रतिशत पूरा होने की सरल तुलना है। प्रक्रिया को इस तरह से तैयार किया जाना चाहिए जिसमें परियोजना प्रदर्शन मेट्रिक्स के सभी पहलू शामिल हों। यदि कोई केवल लागत या दर को देखता है, तो वे केवल एक बहुत ही संकीर्ण खिड़की से देख रहे हैं और आसानी से गुमराह किया जा सकता है।
एक विशिष्ट निगरानी प्रक्रिया देरी और विचलन की सूचना देने पर समाप्त नहीं होती है। प्रक्रिया में उपचारात्मक कार्यों को तैयार करने और लागू करने के लिए एक तंत्र शामिल होना चाहिए और इन सुधारात्मक कार्यों की प्रभावशीलता का पालन करने के लिए एक प्रणाली तैयार करनी चाहिए। यह एक चिकित्सक के मैनुअल के समान है जिसमें एक रोगी का इलाज किया जाता है जब तक कि वे जाग नहीं जाते और भाग नहीं लेते।
इस प्रक्रिया का उद्देश्य परियोजना के पूरे जीवन चक्र में परियोजना के 360° दृश्य के लिए होना चाहिए। यह कठिन लग सकता है, लेकिन अगर एक संगठित तरीके से संपर्क किया जाता है, तो यह एक सिम्फनी की तरह खेलेगा और परियोजना के शारीरिक और वित्तीय स्वास्थ्य के बारे में सभी प्रारंभिक चेतावनियां प्रदान कर सकता है।
शारीरिक स्वास्थ्य निगरानी और वित्तीय स्वास्थ्य निगरानी की प्रक्रिया इस बुनियादी दर्शन पर आधारित होनी चाहिए। प्रक्रिया को स्थिति को व्यापक रूप से देखने और डेटा का सार्थक विश्लेषण करने के लिए तैयार करना होगा। केवल यही परियोजना प्रबंधकों को परियोजनाओं को प्रभावी ढंग से नियंत्रित करने में मदद करेगा।
परियोजना निगरानीः शारीरिक स्वास्थ्य जाँच
किसी परियोजना के शारीरिक स्वास्थ्य की निगरानी के लिए, प्रत्येक संकेतक को देखना आवश्यक है। प्रगति संख्याएँ त्वरित स्थिति बताती हैं, लेकिन वे कभी भी पूरी कहानी नहीं बताती हैं। निगरानी के लिए विभिन्न पहलुओं और उनकी परस्पर क्रिया के गहन विश्लेषण की आवश्यकता होती है। यह कारण और प्रभाव अनुसंधान करने जैसा है। प्रत्येक संख्या एक कहानी बताती है, इनमें से प्रत्येक को सुनना चाहिए।
इसे पूरा करने के लिए रिपोर्टिंग प्रणाली मजबूत होनी चाहिए। फिर, एकीकृत डेटा का विश्लेषण करने और मौजूदा स्थिति के मूल कारण को स्थापित करने का महत्वपूर्ण चरण आता है। तभी किसी भी नकारात्मक विचलन को रोकने के लिए एक सार्थक कार्य योजना संभव है।
एक विशिष्ट निगरानी प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण शामिल होने चाहिए।
परियोजना निगरानीः वित्तीय स्वास्थ्य जाँच
किसी भी परियोजना के व्यावसायिक उद्देश्यों को पूरा करने के लिए, परियोजना की लागत को बजट के तहत सख्ती से रखना अनिवार्य है। हालांकि, यह स्वीकार करने की आवश्यकता है कि परियोजना के आगे बढ़ने पर कई बजट मदों के खिलाफ विचलन होंगे। इसलिए, परियोजना की लागत और बजट की लगातार निगरानी के लिए एक मजबूत प्रणाली स्थापित की जानी चाहिए। डिजाइन को न केवल लागत पूर्वानुमान का ध्यान रखना चाहिए, बल्कि इसे परियोजना की प्रगति के अनुरूप लागत चरण का भी ध्यान रखना चाहिए। इससे यह सुनिश्चित होगा कि धन की कोई कमी न हो और न ही कोई अतिरिक्त धन जमा हो।
जबकि विश्लेषण और पूर्वानुमान के लिए डेटा लगातार लिया जाता है, लागत पूर्वानुमान और पुनः चरण पूर्वनिर्धारित आवृत्तियों पर किया जाना चाहिए।
आदर्श रूप से, परियोजना की आकस्मिकताएँ बजट वृद्धि के लिए पर्याप्त होनी चाहिए। और एक आदर्श मॉडल निम्नलिखित जैसा दिखना चाहिए।
परियोजना निगरानीः व्यापार की चालें
अक्सर यह देखा जाता है कि मालिक (ग्राहक) संगठन अपनी मास्टर कार्यान्वयन योजना (एकीकृत परियोजना नेटवर्क अनुसूची) और संबंधित प्रगति माप प्रणाली विकसित नहीं करते हैं क्योंकि दुर्भाग्य से कोई भी सरकारी अधिकारी निगरानी नहीं करना चाहता है। नतीजतन, भूमि अधिग्रहण, डिजाइन और निविदा जैसे प्रमुख परियोजना चरणों की निगरानी नहीं की जाती है। जब निर्माण ठेकेदारों को शामिल किया जाता है, तभी हर कोई परियोजना की प्रगति की निगरानी शुरू करता है। चूंकि पहले के चरणों (भूमि अधिग्रहण/डिजाइन/निविदा) की निगरानी नहीं की जाती है, इसलिए अधिकतम देरी देखी जाती है। यदि मालिक (ग्राहक) संगठन अपने कार्यक्रम की तैयारी और निगरानी शुरू करते हैं, तो देरी को काफी हद तक रोका जा सकता है। प्रभावी निगरानी के लिए व्यापार की सबसे अच्छी चाल यह है कि यदि हमारे मंत्री/सचिव/मालिक संगठनों के शीर्ष प्रबंधन योजना बनाम अधिनियम बनाम% प्रगति, आहरण स्थिति, निविदा स्थिति, निर्माण मात्रा, मानव शक्ति, मशीनरी आदि के लिए पूर्वानुमान का सांख्यिकीय विश्लेषण पूछना शुरू कर दें, जो विशुद्ध रूप से संबंधित मालिक संगठनों की संगठनात्मक परियोजना प्रबंधन परिपक्वता पर निर्भर है, तो लागत/समय की अधिकता को वास्तव में काफी हद तक कम किया जा सकता है।
परियोजना के जीवन चक्र के दौरान उत्पन्न होने वाले डेटा की मात्रा बहुत अधिक है। इसलिए, इसका स्पष्ट ध्यान के साथ विश्लेषण करने की आवश्यकता है, और निष्कर्षों को इस तरह से प्रस्तुत किया जाना चाहिए जो परियोजना के स्वास्थ्य का सटीक प्रतिनिधित्व प्रदान करे।
अनुसूची निगरानी के लिए, यह सबसे महत्वपूर्ण है कि केवल एक ही संकेतक पर ध्यान केंद्रित न किया जाए। परियोजना के स्वास्थ्य का 360 डिग्री दृश्य प्रदान करने के लिए परियोजना को कई लेंसों के माध्यम से देखना चाहिए। निष्कर्षों की रिपोर्ट करते समय, किसी को सटीक, सटीक होना चाहिए और हमेशा दर्शकों के लिए विशिष्ट रहना चाहिए। कार्यरत इंजीनियरों के लिए रिपोर्ट उस जानकारी से काफी भिन्न होगी जिसे शीर्ष प्रबंधन या परियोजना प्रायोजकों को प्रदान करने की आवश्यकता होती है। किसी भी देरी से उबरने के लिए कार्य योजनाओं पर काम करते समय, उद्देश्य पर ध्यान केंद्रित रखना चाहिए। दोषारोपण के खेल में शामिल होने और लंबे समय तक पोस्टमार्टम से सख्ती से बचना चाहिए।
लागत निगरानी के लिए, सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण यह है कि खर्च किया गया धन अर्जित धन के बराबर नहीं है। दुर्भाग्य से, कई संगठन इसका पालन करते हैं, जो समय और लागत के मामले में एक गंभीर स्थिति की ओर ले जाता है, इससे पहले कि वे इसे महसूस करें। इसलिए, अर्जित मूल्य प्रबंधन (ई. वी. एम.) प्रणाली का उपयोग करना और लागत प्रदर्शन सूचकांक (सी. पी. आई.) को देखना सबसे अच्छा है।
परियोजना निगरानीः भूमिकाएँ और जिम्मेदारियाँ
परियोजना की निगरानी को यादृच्छिक स्नैपशॉट के साथ काम करने के बजाय एक सुव्यवस्थित प्रक्रिया के रूप में संचालित किया जाना चाहिए। इसलिए, इस प्रक्रिया की सफलता के लिए पूरी परियोजना टीम और विभिन्न हितधारकों की भूमिका महत्वपूर्ण है।
शीर्ष प्रबंधन को एक ऐसी संस्कृति विकसित करनी चाहिए कि निगरानी प्रक्रिया परियोजना के लाभ के लिए है और किसी भी देरी के लिए किसी भी व्यक्ति को जिम्मेदार नहीं ठहराना चाहिए। परियोजना दल को किसी भी समय गतिविधियों की वास्तविक स्थिति की रिपोर्ट करने की आवश्यकता होती है। वे अपने काम को करने के लिए बहुत व्यस्त हो सकते हैं और उन्हें अपने काम को प्राथमिकता देने के लिए योजना और निगरानी टीमों की मदद लेनी चाहिए।
समर्पित परियोजना योजना निगरानी दल विभिन्न स्रोतों से सभी डेटा एकत्र करता है और भविष्य में प्रचलित विचलन और संभावित विचलन स्थापित करने के लिए डेटा का विश्लेषण करता है। इसके बाद, टीम देरी और ओवररन के मूल कारण को समझेगी। एक बार मूल कारण स्थापित हो जाने के बाद, टीम निष्पादन दल के परामर्श से देरी और ओवररन को रोकने के लिए कार्य योजना तैयार करेगी।
शीर्ष प्रबंधन और परियोजना प्रायोजकों को मील के पत्थर पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए और विशेष रूप से उन क्षेत्रों की तलाश करनी चाहिए जिन्हें उनके ध्यान और समर्थन की आवश्यकता है। ऐसा करके, वे परियोजना दल को यह विश्वास दिलाने के लिए एक स्वस्थ परियोजना वातावरण बना सकते हैं कि वे समय की किसी भी आवश्यकता में हमेशा उनके साथ खड़े रहते हैं। यह झूठी रिपोर्ट देने की प्रवृत्ति को दूर करने में मदद करेगा और परियोजना की वास्तविक स्थिति और चिंता के किसी भी क्षेत्र को प्रदान करने में सहायता करेगा।
परियोजना निगरानीः समापन टिप्पणी
प्राकृतिक आपदाओं या अप्रत्याशित घटनाओं के कारण कुछ अपवादों को छोड़कर, सभी परियोजनाओं को अनुसूची, लागत, गुणवत्ता और सुरक्षा बनाए रखने के लिए निष्पादित किया जा सकता है। हालांकि, एक बार यथार्थवादी आधार रेखाएं स्थापित हो जाने के बाद, उन्हें एक मजबूत और व्यापक परियोजना निगरानी प्रक्रिया की आवश्यकता होती है।
कंपनी के बारे मेंः
प्रोटेक्टन बी. टी. जी. ने भारत की पहली बुलेट ट्रेन परियोजना एम. ए. एच. एस. आर. में इन प्रणालियों को स्थापित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाई है और वर्तमान में एम. आई. पी. सेवाएं प्रदान करने और एस. एम. ए. आर. टी. पी. एम. एस. के कार्यान्वयन/संचालन के लिए अन्य महत्वपूर्ण बुनियादी ढांचा परियोजनाओं के साथ सक्रिय चर्चा कर रहा है।